販売管理

販売管理とは、企業が商品やサービスを顧客に提供する際の一連の業務を効率的に管理する仕組みです。主に見積管理、受注管理、入出荷管理、請求管理、在庫管理、仕入管理など業務の範囲が広いため、いかにして一連の業務を統括し、効率化や正確性向上を目指すかが鍵となります。

販売管理の目的は利益を最大化すること

販売管理の最も重要な目的は、販売管理業務全体を効率化してコストを削減することで生産性を向上させることです。
一般的には、営業部門が顧客から受注した情報を元に、物流部門で在庫確認や配送手配、そして財務部門での請求書作成や入金確認など、部署間での業務に直結する事となります。
これらの販売管理業務を適切に行わなければ、業務の遅延やミスや顧客満足度の低下を招く可能性があります。

主要な業務

見積の作成

顧客の要望に基づき、価格・数量・納期・条件などを記載した見積書を作成します。

受注管理

顧客からの注文内容に対して、在庫状況や出荷スケジュールと連携します。正確な受注管理により、後続の出荷や請求業務を円滑に進めます。

出荷管理

受注内容を元に、商品を梱包して顧客への配送手配を行います。商品が指定通りの場所と時間に届けられるよう管理します。

在庫管理

販売や仕入に基づいて在庫状況を把握し、欠品や過剰在庫を防ぎます。適切な在庫を維持することで、販売機会の損失やコスト増加を抑えます。

請求および入金管理

取引内容に基づき請求書を発行し、顧客からの入金を確認します。未入収金の管理やキャッシュフローの安定化を図る重要な工程です。

このような管理の根幹にあるのは『5W1H』の考え方です。
すなわち「誰に・何を・どのように・いつ・どこで・いくらで販売するのか」という基本情報を正確に管理することが求められます。

業種別：販売管理の重要性

販売管理の重要性は業種ごとに異なる課題やニーズがあります。以下に業種別の特徴と販売管理の例を解説します。

製造業

製造業では、販売管理は生産計画や在庫管理と密接に連携しています。販売管理が正確に機能することで、顧客からの受注に基づいて適切な生産量を計画して、過剰生産や不足を防ぐことができます。また、受注から納品までのリードタイムを最適化する目的もあります。

小売業

小売業では、販売管理を適切に行うことで在庫切れや注文ミスを防ぐことができ、結果として売上や顧客満足度の向上に繋がります。また、販売データから売れ筋商品を特定することで適切な在庫補充やマーケティング施策を立案することができます。

販売管理の詳しい業務内容

1.受注管理：見積から受注まで

受注管理は顧客からの注文を受け付け、その内容を正確に処理する業務で、見積の作成・見積の承認・受注情報の登録があります。

まずは 見積の作成から始まります。見積の段階では、顧客の要望を細かくヒアリングした上で、商品の価格・数量・納期・条件を提示します。見積書の正確性が、後の契約内容に直結するため非常に重要です。

そして、見積が顧客に承認された後、正式な受注が発生します。

見積内容に基づき顧客が必要とする商品の詳細や納品スケジュール、受注内容を正確に管理して納品遅延やミスを防ぎます。受注データは、その後の出荷・請求・在庫管理に活用されるため正確なデータ管理が求められます。

2.出荷管理：出荷管理で求められる正確性と迅速性

出荷管理は、受注された商品を顧客に届けるまでの一連の業務で、出荷指示書の作成・在庫確認とピッキング・梱包と配送手配などがあります。

この工程では受注内容を元に作成された出荷指示書には、出荷先の情報・納品日・数量・商品の詳細が記載されており、これを元に配送業務を行います。

もし、納品ミスが起こってしまうと顧客満足度や取引の信頼性に影響を与えるため、正確性と迅速性が求められます。特に納期が厳しい場合には、効率的な出荷作業が求められます。

3.請求管理：代金回収と正確な入金確認

請求管理は、請求書の発行・入金の確認・売掛金管理など顧客への代金請求から支払いまでを管理します。

まずは、請求書を発行して取引内容・金額・支払期日など記載したものを顧客に送付します。入金管理では、実際に顧客から支払われた金額が請求金額と一致しているかを確認します。未回収の請求がある場合、その状況を追跡して顧客にリマインドを送るなどの対応を行います。

4.在庫管理：欠品や過剰在庫を防ぎコストを抑える

在庫管理は、在庫確認・需要予測・在庫調整などをおこなうことで欠品による販売機会の損失や過剰在庫によるコスト増加を防ぐことができます。

また、在庫管理では数量や品目だけでなく、在庫を保管している倉庫のロケーションや商品の状態も把握・管理することが重要です。そうすることで必要な商品を迅速にピッキングできるようになります。

5.仕入管理：発注・入荷業務の効率化

仕入管理は、商品や原材料を調達する際の発注・納品と検収・仕入データの登録などの管理業務を指します。この工程には、商品の発注から入荷・検収までの一連の流れが含まれます。

入荷業務では、発注内容と実際に届いた商品が一致しているかを確認します。数量や品質の不備があれば速やかにサプライヤー(仕入先)と調整を行います。仕入管理が効率的に行われることで、品質を保ちながら在庫不足を防ぎつつ過剰在庫を抑えることができます。

販売管理の課題と解決策

販売管理は、企業の業務効率や収益に直結する重要な業務ですが、さまざまな課題もありますので下記にてご紹介します。これらの課題を適切に解決することで、業務の効率化やコスト削減、顧客満足度の向上が期待できます。

手作業管理の限界とシステム導入の必要性

課題：手作業管理の非効率性

Excelや紙の帳票を用いたデータの管理は、初期段階では便利でコストも低く抑えられます。しかし、業務が拡大するにつれて情報の管理が複雑化することでデータの不整合や入力ミスが増加するケースが考えられます。

解決策：販売管理システムの導入

『販売管理システム』を導入することでデータ入力の正確性があがることに加え、それらのデータを各部署へリアルタイムに情報共有ができるため、顧客情報や注文情報を素早くチェックすることが可能になります。

部署間連携の強化による業務改善

課題：部署間の情報共有不足

販売管理において、営業・物流・財務が密接に関与しますが、部署間での情報共有が正確にできていないと以下のような問題が発生します。

• 受注情報が物流部門に伝わらず、出荷が遅れる。
• 財務部門が正確な請求書を作成できず、入金漏れが発生したり、顧客に不信感を与える。
• 在庫状況の共有が不十分で、欠品や過剰在庫が発生する。

解決策：データの一元管理

『販売管理システム』を導入することで情報を一元化することはもちろん、システムの管理画面上でリアルタイムの情報を閲覧することが可能となるため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。また、重複入力や転記ミスといった問題も解消されます。

在庫不足や過剰在庫のリスク

課題：在庫の適正管理の難しさ

在庫不足は機会損失につながります。一方、過剰在庫は倉庫コストや商品廃棄コストを増加させる原因となります。特に季節性の高い商品やトレンドに左右される商品の場合、このリスクが顕著になります。

解決策：需要予測と在庫管理の連携

『販売管理システム』を通じて、販売データと在庫データを連携させることで需要に基づく適切な在庫量を調整できます。POSシステムなどのリアルタイム性の高い販売データから、在庫状況を監視することで適正在庫を実現します。

受注から請求までのプロセスの煩雑化

課題：手動の複雑さ

受注から請求までの一連の業務は、企業の中で最も複雑で手間のかかる業務の一つです。受注情報が正確に入力されなかったり、顧客の納期要望に対応できず出荷が遅れた場合、最終的に請求業務に影響を及ぼします。
また、手作業で請求書を作成する場合は金額や期日の誤りが発生しやすく、顧客とのトラブルを引き起こす原因となります。

解決策：プロセスの自動化

『販売管理システム』では、受注から請求までの一連の流れを追うことができます。受注情報が入力されるとそのデータを元に出荷指示を行ったり、出荷状況と照らし合わせて請求書作成までを作成することができます。
また、システムを導入することで手作業の削減と業務の正確性向上につながり、進捗管理も容易になりトラブル発生時にも迅速に対応できるようになります。

販売管理システムについて

販売管理システムとは、見積・受注・出荷・請求・在庫管理といった幅広い販売管理業務を統合的にサポートするデジタルツールです。

システム化で得られるメリットとは？

最大のメリットは業務効率の向上です。従来、手作業で行われていた受注入力や請求書の作成といった業務の質があがり、ヒューマンエラーが減少します。また、データが一元管理されることで部署間の情報共有がスムーズになります。
リアルタイムな情報や状況の可視化が行えるため、経営者や管理職は即座に状況を把握して迅速な意思決定を行うことができます。

販売管理システムの主要機能

見積管理

見積管理は、顧客からの要望に基づき見積書を作成する機能です。商品の価格・数量・納期・取引条件などを含む見積書を簡単に作成できます。迅速な見積作成によって機会損失を防ぎます。

• 顧客ごとの過去の取引履歴や特別条件を参照して見積内容を複製できる
• 見積書のフォーマットを統一してミスを防止
• 見積書の承認プロセスや履歴管理をシステム上で追跡

受注管理

受注管理は、顧客からの注文を正確に記録して在庫や出荷管理と連携する機能です。受注内容はシステム上で統一管理されるため、後続業務の効率や納期遵守率を向上させます。

• 顧客情報や注文内容の正確な記録
• 在庫状況をリアルタイムで確認し、受注可否を迅速に判断
• 受注内容が出荷指示書や請求書に自動連携

出荷管理

出荷管理は、出荷に関わる業務全般を効率化して商品の正確な納品を実現する機能です。受注データや在庫データを元に出荷の指示や配送手配を管理します。

• 出荷指示書の自動作成
• ピッキングリストや配送ラベルの生成
• 配送ステータスの追跡と管理

在庫管理

在庫管理は、商品の在庫状況をリアルタイムで把握して欠品や過剰在庫を防ぐ機能です。販売データや仕入データと連携することで適切な在庫レベルを維持します。在庫不足による機会損失を防ぎ、過剰在庫を削減してコストを最適化します。

• 在庫のリアルタイム更新と残量確認
• 在庫回転率の分析と適正在庫の設定
• 商品のロケーション管理や棚卸支援

請求管理

請求管理は、取引内容に基づき正確な請求書を作成したり入金状況を追跡する機能です。キャッシュフローを安定化させるために重要な役割を果たします。請求業務の効率化によりヒューマンエラーを削減し、未入金の回収率も向上させます。

• 請求書の自動作成と送付
• 入金確認と売掛金の管理
• 未入金の顧客へのリマインダー送信機能

仕入管理

仕入管理は、販売や在庫状況に応じて必要な商品や原材料を適切に発注・調達する機能です。供給チェーン全体を効率化するための重要な役割を担います。また、適切な仕入計画により在庫不足や過剰仕入を防いで調達コストを最適化します。

• 販売予測や在庫データに基づく最適な発注量の計算
• 発注書の作成と仕入先への送付
• 納品内容の検品と仕入情報の更新

クラウド型 販売管理システムの利点と選び方

クラウド型の販売管理システムは、インターネット経由で利用できるためオンプレミス型に比べて導入のハードルが低いのが特徴です。

利点

専用のハードウェアやサーバーが不要なため、初期費用を抑えることができます。また、場所やデバイスを問わず利用できるため、リモートワークや多拠点展開に対応しやすくなります。さらに、常に最新のバージョンを使用できるため、セキュリティ面や機能面での安心感があり、企業の成長に応じて柔軟に機能追加やアカウント数の追加などの拡張ができます。

選び方のポイント

まずは、現在の業務に必要な機能が揃っているかを確認しましょう。また、導入前からサポート体制が充実しているベンダーであるとシステム稼働までスムーズです。
他にも、料金プランが複数ある製品ですと、自社の業務規模や成長計画に合わせて変更できるので同じシステムを長く利用できます。

ERPやCRMとの統合でさらなる業務効率化

販売管理システムは『ERP(基幹業務システム)』や『CRM(顧客関係管理)』と統合することで、さらなる業務効率化とデータ活用が可能になります。

ERPとの統合により、販売データが会計や在庫、生産管理と一貫して連携されるため、企業全体の情報共有が容易になります。また、販売活動が財務状況や生産計画と直結することで経営全体の視点から意思決定が可能となります。

CRMとの統合では顧客の購買履歴や行動データを活用して、個々のニーズに応じた提案ができるようになります。これにより顧客満足度の向上や、リピート率・売上の増加につながります。

様々なシステムを連携することで部署間の壁を取り払い、企業全体で顧客価値を最大化する仕組みが整います。

システム導入に関する注意点と運用ポイント

現場のニーズを反映する

自社の業務内容にシステムが適合するのかを確認するため、事前に要件を明確にすることが必要です。システムが業務フローに適していない場合、従業員が作業に戸惑ったり、期待した成果が得られない場合があります。現場の声を反映できる設定や使える機能を精査して、実務に即した運用をイメージすることが大切です。

従業員トレーニングの重要性

システム導入後に最も重要なのは、従業員へのトレーニングです。いかに優れたシステムを導入しても、使用する従業員がその機能を理解していなければ効果を最大限に発揮することはできません。導入初期には操作マニュアルやトレーニング、スタッフやベンダー(システム提供者)とのセッションを通じて、基本操作から具体的な業務への適用方法まで社内で確立していく必要があります。

システムのフィードバックと業務フローの見直し

利用状況の分析や、現場スタッフからのフィードバックは欠かせません。業務フローの効率性や販売データを継続的にモニタリングしましょう。必要に応じて機能を追加したり、他の管理システムと連携してパフォーマンスを最大化する取り組みが大切です。このようなミーティングを定期的に実施することで、システムを長期的に運用することが可能になります。

サポート体制の確認

システム導入時に、ベンダーが設定やトレーニングなどのサポート支援をしてくれる体制が整っているかを確認しましょう。またトラブルが発生した際も、迅速に対応してもらえる体制が整っているのかも重要なポイントです。その他、システムの定期的なアップデートや機能追加やバックアップやセキュリティ対策に関しても、契約前に確認しておくことが重要です。