購買管理について

購買管理は企業が必要とする資材を調達する業務全般を指します。これには、資材や取引先の選定・発注・受領・検収・支払に至る一連の業務が含まれます。

・適正な価格での調達

購買業務では必要な資材を適正な価格で調達しないといけません。そのためには、仕入先に対して価格の交渉をおこなったりする必要があるので、仕入先との関係構築も重要になります。

・品質の維持と向上

調達する資材の品質は企業の製品やサービスの品質に直結するため、調達品の品質を確保するための基準を明確に定める必要があります。

・タイムリーな供給  

必要な資材が必要なタイミングで調達されることで、自社の生産工程やサービス提供が安定します。そのため、仕入先に対して納期を遵守する体制の構築を求めないといけません。

・リスク管理

納期遅延、品質問題、不正行為などのリスクを最小限に抑えるための管理体制を整える必要があります。

購買管理は単に資材を購入するだけではなく、こうした要素が十分に機能することで、企業は生産効率を高めることができます。

調達管理との違い

調達管理は「モノ」だけでなく「ヒト」「カネ」も含む管理を指します。製品の生産に必要な部品・物資・材料だけでなく、生産を支える工具やリース品、産業機械、人員なども対象となります。

購買管理 5つの原則

購買管理には、適正な品質と価格を確保するための5つの基本原則があります。

• 仕入先の選定
• 品質の確保
• 数量の確保
• 納期の決定
• 価格の設定

JIS(日本規格協会)でも、購買管理とは『生産活動に当たって、外部からの適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系。』と定義されています。

これらの原則は、調達活動を効果的に進めるための指針として機能します。以下、それぞれの原則について詳しく解説します。

仕入先の選定

信頼性の高い仕入先を選ぶことは、安定的な供給と長期的な協力関係を築くことにつながります。仕入先の選定では、価格・品質・納期・アフターサービス・企業の信頼性・法令遵守などの基準を考慮します。

品質の確保

購買品の品質が基準を満たさない場合、生産効率の低下や製品不良につながるリスクが高まります。したがって、品質基準を明確に設定して、それを満たす仕入先と取引を行うことが重要です。納品後には厳密な品質チェックを行い、問題が発生した際には速やかに対応する体制を整える必要があります。

数量の確保

適正な数量を確保することは、在庫管理の効率化と生産計画の安定性に直結します。数量が多すぎると在庫コストが増加となり、少なすぎると生産や販売に支障をきたすリスクがあります。

納期の決定

生産スケジュールの遅れや顧客への納品遅延を招かないためにも、仕入先と事前に納期を明確に設定することはもちろん、定期的に進捗を確認することが必要です。またトラブルが発生した際の代替手段を事前に用意しておくことも大切です。

価格の設定

市場価格の調査や交渉を通じて、最適な価格を設定することが求められます。ただし、価格だけでなく総合的なコスト(輸送費や保管費を含む)を考慮しなければなりません。仕入先との長期的な関係を築き、安定した価格での供給を実現することが重要です。

購買管理業務について

購買管理業務の流れについてセクションごとに解説します。

業務1：購買計画の決定

必要な資材の種類・数量・調達時期を計画します。生産スケジュール、需要予測、在庫状況、予算の制約を考慮して計画を立案します。計画の正確さが以降の工程に大きな影響を与えるため、慎重な分析が求められます。

業務2：仕入先の選定

品質・価格・納期・供給能力などをもとに仕入先の選定を行います。仕入先の選定は単なる価格比較ではなく、長期的な関係構築を視野に入れた上で、過去の取引実績や市場での評判などを考慮して検討します。

業務3：見積

選定した仕入先に見積を依頼します。価格だけでなく、納期や支払条件なども含めて比較検討します。

業務4：発注

見積の結果をもとに正式な発注を行います。発注書には、必要な資材や商品の詳細・数量・納期・納品場所・価格を明記します。仕入先と発注内容を双方確認して合意のもと進めます。

業務5：納期の管理

発注後は、仕入先と進捗状況を確認して納品までを管理します。納期の遅延が起こる場合はリスクを最小化するために他社へ補填の発注を行ったり、生産ラインとの調整をする必要があります。

業務6：入荷・検収

納品された資材や物品が発注内容と一致しているかを確認します。数量不足や不良品などの問題が発見された場合は代替品の手配や返送を行います。

業務7：出荷

調達した資材を他部署に供給する場合は出荷業務が発生します。配送手配を行い、指定の期日までに納品します。すぐに出荷しないものは在庫として保管します。

業務8：支払い

請求書の内容が発注書や検収記録と一致していることを確認した上で、支払日までに処理を行います。

購買管理における重要事項

仕入先の選定：価格と品質の両立

冒頭でも少し触れましたが、購買管理は、企業のコスト削減や生産性向上に直結する重要な活動です。その中で、仕入先の選定は特に重要なポイントとして挙げられます。仕入先を適切に選定することにより価格と品質を両立させ、調達の安定性を確保することが重要です。

コスト削減のための仕入先選定

複数の候補から見積を取得してコストパフォーマンスの良い仕入先を選ぶことが大切です。ただし価格が安ければ良いというわけではなく、品質や納期などの要素を総合的に評価する必要があります。

トータルコストの評価

購入価格だけでなく、トータルコスト(輸送費や管理費を含む)を見積もることが重要です。また、短期的なコストで評価するのではなく、長期的なコスト効率の改善も重要です。

品質基準の設定

調達する資材に対して明確な品質基準を設定して仕入先と共有します。基準を満たさない場合には、返品や改善を求めることで品質の一貫性を維持します。

試験納入の実施

新しい仕入先との取引を開始する前に試験納入を実施して、品質や供給能力を確認します。これにより品質リスクを事前に特定できます。

価格が適正でも品質が低ければ、製品やサービス全体の信頼性が損なわれます。一方、品質が高くても価格が過度に高い場合は利益率に影響を与えます。こうしたバランスを見極め、長期的な協力関係を構築できる仕入先を選ぶことが大切です。

発注業務の最適化：発注数と納期設定

発注業務では、発注数と納期管理が大切です。適正な数量と納期設定を行うことで、コスト削減や供給の安定性向上につながります。

適正な発注数量の決定方法

需要予測と在庫状況をもとに発注数を決定します。『安全在庫量』を考慮しながら、最適な発注ロットサイズを設定します。また、『経済的発注量(EOQ)』を活用することで発注コストと保管コストを最小化する発注数量を算出することも効果的です。

※EOQ(Economic Order Quantity)は、発注コストと在庫コストのバランスを最適化するための指標で、関連するコストの総額を最小化する発注量を指します。

納期設定の基準と調整方法

発注から納品までに必要な時間から、仕入先や購買品ごとのリードタイムを正確に把握して納期設定を行います。また、リードタイムを考慮して余裕を持たせたスケジュールを組むことが求められます。

納期遅延が発生した場合は代替調達を行ったり、優先順位の低い発注の納期を後回しにして影響を最小限に抑えましょう。

購買データの活用

購買データには、過去の発注履歴・仕入先情報・価格履歴・品質検査の記録などが含まれます。これらの情報を管理システムで一元管理することで、より正確な調達計画の立案を行うことが可能になります。
また、生産管理外部システムや在庫管理システムなどを連携することで、購買部門から生産部門までの一連したデータを可視化することができ、発注数や納品設定を決定することができます。

内部統制の実施：社内不正の防止やチェック体制の構築

購買業務は資材や資金を取り扱うため、不正やミスが発生しやすい領域です。この事から内部統制の実施は非常に大切です。

権限分掌の徹底

購買管理における各業務について、異なる担当者が関与する仕組みを導入します。発注は購買担当者が行い、支払いは財務部門が承認するなど、業務を分担することで一人の担当者に過剰な権限が集中しないようにします。

承認フローの整備

承認フローを明確に定義して、発注内容や金額に応じて複数の管理者が承認する仕組みを導入します。

データ管理とモニタリング

購買データをシステム側で監視することで、異常な取引や不正の兆候を検出します。特定の仕入先への支払いが急増している場合や、価格が市場相場と大きく乖離している場合は、問題を早期に特定して是正措置を講じます。

定期的な監査

内部監査を定期的に実施して購買業務の透明性と適切性を検証します。監査では発注書・請求書・契約書の内容を確認して、規定通りに運用されているかをチェックします。

購買管理システムについて

購買管理システムとは、購買管理業務を支援するソフトウェアです。購買管理に関するデータの一元化はもちろん、コスト削減に繋がる効率化やデータの正確性が向上します。

発注管理

発注書の作成・承認・送付・保管をデジタル化して購買業務を効率化します。発注書の自動作成とテンプレート管理や過去の発注履歴の記録と追跡、発注状況のステータスチェックなどの発注作業が簡素化されるため、手作業によるミスや重複発注を防止できます。

在庫管理機能との連携

在庫情報と連携して、現在の在庫レベルのリアルタイム把握、過剰在庫や欠品を防ぐためのアラート機能、需要予測に基づく発注提案などで過剰在庫や欠品を防ぐことができます。
それ以外にも、在庫数を適正化することで回転率が向上したり、保管コストも削減できます。

仕入先管理

仕入先情報を一元管理して取引先の選定や評価を支援します。仕入先の連絡先、取引履歴、契約情報の管理やパフォーマンス評価(納期遵守率、品質、価格競争力)など、過去の取引履歴データを検索・参照することが可能です。

承認ワークフロー

承認フローもシステム上で行い、適切な権限管理をします。購買金額や部門ごとにカスタマイズ可能な承認ルール設定、承認状況のリアルタイム確認、自動通知による承認の確認リクエストなどにより承認の進捗を可視化することで、遅延や不正の防止につながります。

データ分析とレポート作成

コスト削減や業務改善のために必要な購買コストや発注履歴のデータ分析、KPI(重要業績評価指標)の算出のレポート作成が容易になります。これにより原価の把握や改善点の特定が可能になります。

納期管理

発注から納品までの進捗を追跡して納品遅延のリスクを軽減します。納期スケジュールの管理と通知機能や遅延が予測される場合のアラート通知で納期遅れを見逃さず、生産スケジュールを守ることができます。

コスト管理

購買計画をもとに総コストの一元管理(購入価格、輸送費、保管費などを含む)をして適切な価格での調達を支援します。複数の資材であっても瞬時に計算して、精度の高いコスト管理を実現します。

契約管理

仕入先との契約(納期・支払い期限・発注条件)をデータで一元管理します。これにより、契約更新のリマインダーや契約条件の履歴や追跡ができるため、契約条件の確認や、契約更新前に交渉の準備ができるようになります。

ERPと購買管理システムの連携でさらに業務を効率化

ERPは、財務管理・生産管理・在庫管理・販売管理・人事管理など、企業のあらゆる業務を統合して管理する基幹システムです。
そんなERPに購買管理システムをERPと連携させることで、より幅広い管理が可能となります。

生産計画の連携

購買管理システムは生産計画データと連動して発注計画を最適化できます。例えば、生産スケジュールに基づいて必要な資材を自動的に発注することで、欠品リスクを最小限に抑えて生産ラインの安定稼働を支援します。

財務管理との統合

ERPの財務管理機能と購買管理システムを連携させることで、発注金額や支払いが予算と整合するように調整できます。予算超過を防ぐことで資金計画の精度がより向上します。

ERPに統合された購買データは、企業全体の財務データや生産データとも連携するため、包括的なレポートも作成できます。また、データが一元化されることで二重入力やデータの不整合も防止され、全体像をさらに把握しやすくなります。