なぜ「中小企業にこそクラウドERP」なのか？

本コラムでは、ERP・クラウドというキーワードを中心に、経営・管理・業務等、皆様に役立つ情報をお届けします。 記念すべき第1回は「なぜ「中小企業にこそクラウドERP」なのか？」と題し、ERP・クラウドの基礎的な部分から順を追って説明していきます。

そもそもERPとは？

ERPとは、EnterpriseResourcesPlanningの略で、直訳すると「企業資源計画」となります。企業資源、つまりヒト・モノ・カネ・情報を上手に分配・配置して有効活用しようという考え方です。 もともとは「企業資源計画」の通り、あくまで考え方や計画を指していましたが、最近ではこうした考え方や計画を実現するためのシステムを指す場合が多いです。 本記事でもERP＝ERPを実現・達成させるためのシステムと定義することにします。さて、ERPが企業にとって非常に重要なことは何となく分かりましたが、 それではERPにはどんな機能・種類があってどう役に立つのでしょうか？

ERPにはどんな機能があるのか？

世の中には様々なERPがあり、それぞれのERPごとに備わっている管理機能が異なりますが、ERPには次のような管理機能の全部または一部が備わっていることが多いです。

• 販売管理
• 購買管理
• 生産管理
• 在庫管理
• 債権管理
• 債務管理
• 財務会計
• 管理会計
• 勤怠管理
• 給与計算
• 経費精算
• 営業管理
• プロジェクト管理

もちろん上記以外の管理機能を備えているERPも沢山ありますし、API（ApplicationProgrammingInterfaceの略）といって 、他のサービスの機能を連携できる仕組みを使うことができるERPもあります。何れにしても、ERPは企業にとっての根幹となる業務を管理する仕組みであるといえます。 ERPを「統合基幹業務システム」と表現されるのは、こうした機能を一つのシステムで管理できるからです。 ユーザーとして大事なことは、ERPによって何を管理し、その結果何を為し得たいのかを導入する前によく検討しておくことです。 そうしないと、せっかくERPを導入しても本来の目的を達成することができずに、追加のカスタマイズや他のERPに乗り換えることになり、費用も時間ももったいないです。 例えば、常に在庫を抱えている企業が適正に在庫を管理したいと思った場合、販売管理や購買管理の機能はあっても在庫管理の機能がないERPを導入したことで、カスタマイズ等追加の費用が発生してしまったといった具合です。

ERPにはどんな種類があるのか？

次にERPにはどのようなサービス形態があるのかご説明します。ERPがどこで構築・運用するかで「オンプレミス型」と「クラウド型」に分けることができます。 オンプレミス（on-premises）はオン「～上で」＋プレミス「構内」「店内」という組み合わせから成り立ち、ユーザーが保有・管理するサーバー上でシステムを構築・運用することを意味します。 要するに自社運用のシステムですね。一方、クラウド（cloud）はご存知の通り「雲」を意味しますが、IT・システムの世界ではインターネット上でシステムを構築・運用し、ユーザーはインターネットにアクセスして必要な分のシステムを利用することを表します。 インターネットを「雲」に見立てたことからこの名前が使われています。「オンデマンド」とほぼ同じ意味です。それでは、オンプレミスとクラウドとではどんなメリット・デメリットがあるのでしょうか？

オンプレミスとクラウドのメリデメ

先ずはこの比較表をご覧ください。

※本記事のクラウドは、主にサービスとしてのソフトウェアを意味する「SaaS（SoftwareasaService）」を指しています。クラウドはSaaSの他に、PaaS（PlatformasaServiceの略でサービスとしてのプラットフォームを意味する）やIaaS（InfrastructureasaServiceの略でサービスとしてのインフラを意味する）がありますが、それは別の機会に説明します。

さて、それではそれぞれの比較項目について説明します。

初期費用

オンプレミスはサーバー・ソフトウェア・ネットワーク回線等、様々なIT機器を購入する必要があるため、初期費用は非常に高額になります。クラウドはこうしたＩＴ機器の購入が必要なく、またサービスによっては初期費用が無料というのも珍しくありません。

月額費用

オンプレミスは月額固定のため、予算管理がし易いといえます。一方で、使っていない分まで支払う必要があるので導入の際には機器のキャパシティーやスペックの見極めが重要です。クラウドは使った分だけ支払うのでムダがありません。一方で、費用が月によって変動するのでやや予算管理がしにくいかもしれません。ただし、導入時に必要なアカウント数をしっかり検討していれば、そこまで変動することはないでしょう。

導入の速さ

オンプレミスは初期費用でも説明したように、導入時に多くのＩＴ機器を購入する必要があります。購入、設置、構築まで数週間から数か月を要し、利用開始まで非常に時間がかかります。クラウドはインターネット上でアクセスし、ログイン情報等を登録すればすぐに始めることができます。

カスタマイズ性

オンプレミスは自社運用のため自由にカスタマイズすることができますが、機器の設置スペースの問題をクリアする必要があり、また追加費用がクラウドに比べて高額になります。クラウドはプラン次第でカスタマイズができますが、自社の環境ではないのでオンプレミスに比べて大なり小なり制約があることは否めません。

セキュリティ対策

オンプレミスは自社運用のためセキュリティ対策をユーザー自ら行う必要がありますが、逆に言えば自分たちが望む対策を講じ、自ら管理できるという利点があります。クラウドはベンダーが管理しますのでユーザーは特段対策する必要はありません。一方で、ユーザーがある対策をしたいと思ってもその対策がなされているとは限りません。

災害対策・障害対応

オンプレミスは自社で災害対策・復旧作業を行う必要があり、またサーバー等の機器が遠隔地にある場合は現地まで行かなければなりません。クラウドはベンダーが災害対策・復旧作業を行いますので、ユーザーは特段の対応・作業をする必要はございません。

中小企業には「クラウドERP」がベストなワケ

昨今、Volatility（変動性）、Uncertainty（不確実性）、Complexity（複雑性）、Ambiguity（曖昧性）の４つのキーワードの頭文字をとったVUCA（ブーカ）と呼ばれる言葉が方々で囁かれています。つまり、VUCAとは環境が目まぐるしく変化し予測困難な状態・環境を指す言葉で、現代はまさに「VUCA時代」であるといえます。そんな「VUCA時代」の今、自社の経営資源を把握・管理した上で、最適解といえる意思決定をスピーディーに下すことがより一層重要となっております。自社のビジネスモデルに適したERPを導入し、意思決定の最適化・迅速化や、業務効率化、費用削減等を実現していきましょう。

さて、本記事ではそのERPの導入方法としてオンプレミスとクラウドの2種類があることをご説明しました。オンプレミスはカスタマイズ性が高いことやセキュリティ対策の範囲・水準をコントロールすることができるメリットがある一方で、莫大な初期費用が発生し導入にも時間がかかる他、災害対策・障害対応の手間等がデメリットとして挙げられます。資金や人員に余力のある大企業ならいざ知らず、経営資源に限りのある中小企業にとっては敷居の高い導入方法といえるでしょう。一方で、クラウドは費用を大幅に抑えてスピーディーに導入することが可能です。また、セキュリティ対策、災害対策・障害対応といった対応は原則不要なので、経営資源に限りのある中小企業にこそピッタリな導入方法といえるでしょう。なお、大企業にとってもIT・システム投資は重要と認識する一方で、不要な費用は極力減らしたい、新技術にいち早く対応するにはオンプレミスだと費用も手間もかかる等の理由からクラウドに切り替えるケースが多くなってきております。

まとめ

いかがでしたでしょうか。クラウドは企業の規模、業種に限らず有用な導入方法ですが、特に経営資源に限りのある中小企業には適した選択肢であるとご理解いただけたかと思います。ERPの導入をご検討の中小企業様には、是非ともクラウドでの導入をおススメします。