受発注管理システムとは？時代はクラウド型導入が主流に

受発注管理システムとは？

受発注管理システムとは受注だけでなく発注にも対応し、自動化するシステムです。

あらゆる業種で発生する受注や発注業務ですが、人の手に頼っているためうまく回っていかないという現状を解決してくれる救世主と言えるでしょう。

クラウド型受発注管理システムとは？

このような受発注管理システムには、インストール型とクラウド型があります。

インストール型（オンプレミス）とクラウド型の受発注管理システムにはそれぞれメリットとデメリットがあります。

インストール型の受発注管理システムは、企業のニーズに合わせてカスタマイズすることができることが多いですが、インストールされたコンピューターしか使用できないという制限があります。

一方、クラウド型受発注管理システムはインターネットを経由してアクセスすることができるため、インターネット接続と端末があればどこからでも利用することができるのが特徴です。

最近のリモートワーク増加傾向もあって、受発注管理システムはクラウド型システムが主流となっています。

どこからでもアクセスできるシステムを利用することで、企業はリモートワーク中心の場合でも受発注のプロセスを管理することが容易になります。

受発注管理システムの主な機能

受発注管理システムに搭載されている基本的な機能を確認していきます。

受注管理

受注管理機能では、電話やFAX、メールなどの受注窓口ごとの情報を一か所にまとめることができます。

その後受注確認メールの送付や各帳票作成が自動で行われます。

出荷管理

受注したら出荷指示を自動で出します。同時に出荷伝票などの作成も行います。

在庫管理

手動で行っていた商品の入出荷を自動化することができます。

受注後自動で出された出荷指示に基づき在庫の数を自動入力するため、数え間違いがありません。

請求管理

受注に対して作成した請求書をタイミングに合わせて自動で送ることができます。

特に取引先が多い場合は請求書の作成や発送業務が多くなりますが、受発注管理システムならすべて自動で行うため大幅な時間短縮になります。

受発注管理システム導入を必要とするケース

できるだけ早く受発注管理システムを導入した方が良い場合を考えてみます。

複数店舗・事務所を運営

小売業などで実店舗はもちろん、ECショップなどを複数運営していたり、事務所や倉庫など拠点が多い場合には、受発注管理システムを導入することで多くの業務を省力化できます。

取引先数が多い

受注先や発注先の数が多い場合、一つ一つ書類を作成するのは大変です。

受発注管理システムなら一度作成したテンプレートを利用するなどして効率化を図ることができます。

帳票が多い

受発注の際は、見積書や注文書のやり取りが多くなるため、それぞれの帳票が膨大になりがちです。

受発注管理システムではそのような帳票をまとめて管理できるため、探す手間も省けます。

受発注管理システム導入のメリット

受発注管理システムの機能や導入が必要なケースを見てきましたが、ここでメリットをまとめます。

業務の効率化

これまで人の手で受発注管理を行っていた場合、受注してからまたは発注するまでに必要な書類を作成し、手配や確認を行うという相当なタイムラグがあったはずです。

システムを導入するとこれらのタイムラグがほとんどなくなるため、スピーディーな受発注管理が可能となります。

人的ミスが減少

受発注管理の中でミスが発生しやすいのは、数値のカウントや入力です。

受発注管理システムなら、受注したデータをそのまま自動で取り込むことや商品数の確認も不要なことから、ミスが起こる確率が劇的に減ります。

在庫数の適正化

在庫数を決める際の需要予測に関しては、人よりもシステムの方が圧倒的に優れています。

過去のデータを元に、適正な在庫数を瞬時に計算してくれるので、同時に無駄な時間も省くことができます。

メールの自動配信

受発注に関して1件ごとにメールを作成するのは大変手間がかかります。

ほとんどの受発注管理システムに自動メール送信機能がついているため、わざわざ書き起こす必要がありません。

ペーパーレス、DX化

今まであらゆる書類や帳票を印刷していた場合はなおさら、その印刷に使用していた紙がすべてデータ化されるため、ペーパーレスにつながります。

これは、昨今話題になっているDX（デジタルトランスフォーメーション）化の流れにも沿っています。

受発注管理システム導入の注意点

このようにメリットの多い受発注管理システムですが、導入時には注意しなければならないこともあります。

自社との相性

同じ受発注管理システムでも、業種によって必要な機能が異なるケースがあるため、自社に合ったものかどうかの確認は大切です。

他システムとの連携

受発注管理システムを単独で導入する場合には、既に使っているシステムとの連携も重要な選定ポイントです。

連携がうまくいかないと、せっかく導入しても時間がかかるということになりかねません。

予算

受発注管理システムの利用料金はシステムによってかなり開きがあります。

導入形態の違いや初期費用、基本料金、オプションなどシステムそれぞれに異なるため、予算を決めておくのがおすすめです。

もちろん中には無料という受発注管理システムもありますが、やはり無料になると機能が不足してしまうことも多く、企業の真の効率化を考えた時にはおすすめできません。

サポート

受発注管理システムによって、サポート体制も異なります。

例えば、そもそもサポートがオプションということもありますし、逆に料金に含まれることもあります。

インストール型の場合は自社でメンテナンスやセキュリティ対策を行う必要があるため、どこまでがサポート範囲に含まれるのかしっかり確認しておきたいです。

クラウド型の場合も、電話サポートはオプションということがあるため、自社に必要なサポート体制が整っているか要確認です。

受発注管理システム導入ならキャムマックスで一元化

受発注管理システムを単体で導入するのはおすすめできません。なぜなら他業務と合わせることでさらに大きな効率化が望めるからです。

キャムマックスは、受発注管理を含む基幹業務システムなので、経営の根幹を担う会計と直結して効率化を図ることができるのが特徴です。

受発注管理システム導入をお考えの企業様は、ぜひ一度ご相談ください。