ERPシステムとは？メリットや基幹システムとの違いをわかりやすく解説

ERPの意味

ERPとは、Enterprise Resource Planning（企業資源計画）の頭文字を取ったもので、人やモノ・金・情報・時間・知的財産といった企業の経営資源を、総合的に管理し、有効活用につなげようという考え方です。

それまで各部門が独立して計画していた内容をすべて統合してムダを省き、最適化を行うという経営手法の一つ方法です。

主にアメリカの製造業で使用されていたMRP（資材所要量計画）という概念を元にして、1990年代になってからさらに範囲を広げたのがERPです。

ERPシステムとは？

ERPシステムは、上記のERPの考えを実現するためのシステムのことを表しています。

企業では例えば販売、購買、会計といった業務ごとに管理を行うシステムが存在するのが一般的でしたが、これらの業務のデータを一か所にまとめて管理していくのがERPシステムです。

2000年代に入ってバックオフィスに限らずあらゆる業務を扱うシステムとして普及が加速しました。

現在ERPシステムの世界市場シェア1位と言われるのがドイツのSAPです。

従来は各企業に合わせてERPシステムを開発から行うのが一般的でしたが、SAP社のERPシステムはパッケージ化されているのが特徴です。

ERPシステムと基幹システムの違い

ERPシステムと基幹システムは似ているのですが、業務をまとめているかどうかの違いがあります。

基幹システムはそれぞれの業務専用のシステムで、販売システム、在庫管理システム、会計システムなどとそれぞれ分かれています。

一方、ERPシステムはこれらの基幹システムを1か所にまとめたシステムで、それぞれの業務で独立して使われていたデータを効率よく活用することができます。

そのため、日本語では「統合基幹業務システム」と呼ばれることがあります。

ERPシステムの主な機能

必要な業務内容は業種によって違うため、同じERPシステムでも含まれる業務機能は様々です。

ここでは多くのERPシステムに含まれる機能を挙げてみます。

販売管理

何らかの商品やサービスを販売している企業では必須となる機能です。

生産したもしくは仕入れた商品を販売して代金を回収する流れを管理します。

ERPシステムでは販売管理のデータを在庫管理や財務会計と合わせて見ることができるため、他のシステムを確認する必要がありません。

在庫管理

ECサイトで通販を行っている場合などは、リアルタイムの在庫管理が重要です。

ERPシステムでは物流との連携が含まれるものも多く、入出荷や棚卸などの効率を大幅にアップさせることができます。

購買管理

販売する商品を仕入れるための計画や手配は企業の利益をどれだけ上げることができるかという点で大切な業務です。

様々なデータを照合して人が計算するのではなく、ERPシステムで販売管理や在庫管理から自動的に発注を行うことも可能となります。

財務会計

すでに使ってい会計ソフトやシステムに基幹システムを結び付けて対応してきたという企業も少なくありません。

ただ、ERPシステムの醍醐味はやはり財務会計もすべて一つということに尽きるでしょう。

企業の根幹を担う財務や会計の管理こそ、経営にかかわる業務全般からデータを取得して効率化を図りたい部分です。財務諸表の自動作成機能などにより、意思決定がスムーズになります。

ERPシステムの種類を比較

現在国内外に数多くのERPシステムが存在しますが、導入形式などによって種類が異なります。

どのような違いがあるのか比較してみます。

クラウドとオンプレミスの違い

ERPシステムのデータを社内のコンピュータにインストールして使うタイプをオンプレミス型と呼びます。

オンプレミス型の場合は、インストール後は自社でERPシステムの管理も行っていく必要があります。

買い切りになるため、一度代金を支払ってしまえばその後は費用が発生することもありませんが、自社に合わせて開発してもらう場合などは特に高額になります。

一方、クラウド型はインターネットを経由してERPシステムを利用する形になりますので、利用する側にサーバやハイスペックなコンピュータは不要です。

ただし、多くは汎用タイプなど自社に合わせていないものを使用することになるため、カスタマイズ性は低くなります。その分、低額で導入・運用できるとも言えます。

パッケージタイプとフルスクラッチの違い

クラウドかオンプレミスかということにも関係してきますが、ERPシステムにはパッケージタイプとフルスクラッチタイプがあります。

パッケージタイプはいわゆる汎用型で、業種に関係なく利用できるもの、業種ごとに分かれているものなどがありますが、どちらにも一般的な機能が備わっています。

カスタマイズができないか、できても範囲が狭いため、基本的にはシステムに業務を合わせるかたちで利用します。

その分、料金が安い点がメリットです。

一方、フルスクラッチタイプは、各企業の業務内容に合わせたオーダーメイドになります。

同じ業種でもその業務内容や経営の仕方は千差万別ですから、業務を一切変更せずに企業にぴったりと合うERPシステムを望むのであればフルスクラッチが必要となります。

ただ、構築に時間と費用がかかる点がデメリットです。

ERPシステム導入のメリット

ERPシステムを導入するメリットはたくさんありますが、簡潔にまとめてみました。

コスト削減

ERPシステムを導入する際の初期費用や維持管理費は、無料ソフトやエクセルと比べればもちろん高いです。

しかし、長い目で見ると経営にかかわるあらゆるコストを削減してくれるので、良い投資と言えます。

人が行っていた計算や予測などが自動化されるため、その分時間が削減できます。結果として節約できる人的コストははかり知れません。

情報の一元管理

それまでは担当者が管理を行っていた業務に関して知りたいことがあればデータを見せてもらうといったことが必要でしたが、ERPシステムならその必要がありません。

1か所ですべての業務に関するデータを確認でき、数字の不一致などはありません。

データの有効活用

ERPシステムがない場合、社内のデータは各業務担当者のローカル環境や、業務システム、基幹システム上に分散されて保有することになります。

データ同士に相関性があった場合、合わせて分析することで、マーケティングや商材の開発、コスト削減など、経営に活かせるさまざまな示唆が得られる可能性があります。

しかし、バラバラに保有されていれば、こうした活用もままなりません。

ERP上にデータを集約することで、企業全体を俯瞰できるようになります。

業務効率のアップ

業務ごとにシステムが分かれている場合、同じデータを利用したとしてても、各システムに各担当者がそれぞれデータを入力する必要があります。

何度も同じデータを入力する非効率さに加え、入力ミスや見間違いといったヒューマンエラーも起きやすくなります。

ERPシステムがあれば同じ内容のデータは、最初に入力されたものをそのまま利用できるため効率的です。

セキュリティの強化

通常自社で作成した帳簿や様々なデータは、管理者が増えれば増えるほど漏洩や紛失のリスクが増えます。

ERPシステムはセキュリティやバックアップの体制が万全ですので、第三者に盗まれる危険や消えてしまう心配がありません。

内部統制の強化

セキュリティ面にも密接な関係がありますが、ERPシステムは機密事項を知る人物が行った操作履歴なども記録されます。

担当者だけが管理データを見ることができる環境だと、不正が発生しやすいと言われています。

常にチェックを行うことができる環境により、内部統制が強化されます。

ERPシステムのデメリット

上記のメリットを見ると、ERPシステムを導入すれば、さまざまな課題解決につながり、良いことばかりのように思えますが、次のようなデメリットもあります。

自社に合ったERPシステムの選定が難しい

ERPシステムには、海外製のものと国産のもの、すべての業種を対象としたものと特定の業界に特化したもの、オンプレミス型とクラウド型など、さまざまな切り口で種類を分けることができ、数多く提供されています。

その中から、自社に合ったものを選定する作業は煩雑なものとなります。

求める要件や予算などから必要な機能、操作性などを洗い出して比較選定していきましょう。

「ERPシステムの導入方法」で、具体的な導入フローをご紹介いたします。

金銭コストがかかる

オープンソースのERPであれば、自社で開発し、無料で利用することもできますが、自社に開発リソースがない場合、社外から有料で導入することになります。

たとえば、クラウドのSaaSタイプのERPのような初期費用がかからないものもありますが、基本的には、導入時の初期費用とランニングコストがかかります。

また、導入後の運用における人件費も必要です。

従業員へ浸透させるための手間がかかる

導入したERPシステムを社内に浸透させ、利活用を進めるためには、導入時の操作講習や導入後の問い合わせ対応などいくつかの施策が必要で、これらに手間暇がかかります。

ただ、せっかく導入したのに、社内に浸透しなければ、かけた時間や費用が見合いません。

ベンダーから提供されるオンボーディングなども利用しながら、従業員に受け入れられるように工夫しましょう。

操作講習より前に説明会を開き、なぜERPが必要なのか、ERPの導入によって具体的にどのようなメリットが得られるかを伝えるのも有効でしょう。

ERPシステムを導入する時の流れ

では、実際にERPシステムを導入する際は、具体的にどのような方法で行えば良いのでしょうか？

大きく以下の4ステップの流れで導入するのがおすすめです。

ERPシステムの導入を企画する

最初に、ERPシステム導入についての企画を行います。

具体的には、まず、導入プロジェクトを担うチームを編成します。理想的なのは、管理者となる情報システム部門などと、ユーザーとなる現場の部門からそれぞれメンバーを選出することです。

チームを編成できたら、導入に必要なタスク一覧を洗い出し、スケジュールを決めます。

さらに、導入目的や適用範囲を明確にし、これに見合うERPシステムを提供できそうなベンダーを絞り込みましょう。

この時点で運用開始後のフェーズも考えておく必要があります。運用保守についての体制や、稼働後に目指す経営指標や目標値なども具体的に決めておけるとベストです。

ERPシステムに必要な要件を定義する

次に、導入目的や範囲から、ERPシステムに求める要件を定義し、RFP（（Request For Proposal／提案依頼書））にまとめていきましょう。必要な機能だけでなく、レスポンスや操作性、保守性といった非機能要件も盛り込むことが大切です。RFPを作成しておくことで、ERPシステムの構築がスタートしてからベンダーとの齟齬を最小限に抑えることができます。

要件定義とRFP作成が済んだら、企画段階で絞り込んでおいたERPベンダーに提出し、各社からの提案を受けます。提案内容を比較検討し、選定したベンダーと契約を結びます。運用開始後の保守体制を自前で用意できない場合は、保守サービスの契約も必要です。ERPベンダーが保守サービスを用意していない場合は、別途、保守を提供してくれるベンダーを選定する必要があります。

ERPシステムの構築（もしくはパッケージソフトの導入）

ベンダーとの契約が済んだら、ベンダーから改めてヒアリングを受け、要件定義書を作成してもらい、内容に問題がなければ実装フェーズに入ります。

スクラッチ開発だったりローコード開発プラットフォームを活用したりする場合は、ベンダーによる構築が発生します。導入するユーザー企業側では、ハードウェアを用意して、ユーザーテストに参加します。

もし、クラウド型などパッケージタイプのERPシステムを導入する場合は、構築不要なので、テスト導入などを行います。

ERPシステムの運用を開始する

ユーザーテストやテスト導入で問題がなくなるまで改善を進めたら、本導入します。

パッケージタイプのERPシステムを導入する場合も、初期設定が必要なので、ベンダーのレクチャーのもとで設定を行いましょう。

また、実運用の開始前にユーザー部門に対する操作講習なども必要です。講習に備えて、プロジェクトチームで運用ルールの策定も行う必要があるでしょう。操作講習や運用ルール策定については、ベンダー側でサポートしてくれるケースも多いので、不安な場合は相談してみてください。

ERPシステム選定のポイント

ERPシステムを選定する際は、自社に合ったものを導入するために、以下のポイントを押さえましょう。

金額が予算内に収まるか

ERPシステム導入において最も重要な点は、自社が抱える課題の解決など、導入目的を達成できることです。

ただ、大幅に予算オーバーしてしまえば、仮に導入できたとしても、高い費用対効果は望めません。そもそも、予算を超えるERPシステムを導入することは、現実的ではありません。

ERPシステムにいくらまでかけられるのか、予算を確認した上でERPシステムを選ぶ必要があります。経営層など上層部を説得する材料としては、得られる効果を具体的な人件費や削減時間などで試算して、費用対効果を示すのが効果的でしょう。

求める機能や仕様を備えているか

「ERPシステムを導入する時の流れ」でもお伝えした通り、ERPシステム導入のファーストステップで企画を行います。この時、明確にした導入目的を達成するために必要な機能や仕様を備えているかを十分に確認することが企画の肝になります。

必要な機能が揃っていること、既存システムとの連携が取れること、自社のセキュリティポリシーを満たすこと、操作性が良いこと、運用開始後のシステム変更がしやすいことなどをチェックし、できるだけ満たすものを選ぶことが重要です。

スケジュールが想定期日内に収まるか

既存システムの契約終了など、ERPシステムの運用開始日がズラせない場合もあるでしょう。このような場合は、契約から期日までの間に本運用を開始できるようなスケジュールが可能なものを選ばなければなりません。

特に期日がない場合、この要素はマストではありませんが、基本的には導入にかかる期間が長いほど金銭コストがかかることからも、あまりスケジュールが長引かないものを選ぶのがベターです。

運用開始後のメンテナンスやサポートに対応してくれるか

ERPシステムの導入プロジェクトが無事に終了しても、気を抜くことはできません。導入フェーズの後には、運用フェーズが待っているからです。

運用中に発生するトラブルや疑問を解消するために、問い合わせ窓口が用意されているか、用意されているとすれば、料金内なのか別料金なのか、対応方法（対面、遠隔操作、電話、メール、チャット）と対応時間についても確認し、自社にとって必要な条件を満たしているかをチェックしましょう。

また、導入から時間の経過とともに社内外の環境が変化し、それに伴い、業務も変化していく可能性が高いです。その際は、ERPシステム側にも変更が必要になってきます。こうしたシステム変更に対応してくれることを確認しましょう。対応してくれるとしても、都度、料金が発生するのか、それともサポートサービスへの契約が必要なのかといったことも確認しておくと安心です。

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