電子帳簿保存法とは？2022年の改正で何が変わったのかわかりやすく解説！

電子帳簿保存法とは？わかりやすく解説

電子帳簿保存法とは、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法などの特例に関する法律」の略式名称です。

納税者の帳簿書類の保存の負担軽減を目的として施行されました。

各税法では従来紙での保存が義務づけられている帳簿書類がありますが、これらについて①一定の要件を満たしていれば電磁的記録（電子データ）による保存も可能とする、②電子的にやりとりした取引情報の保存義務などを定めています。

つまり、電子帳簿保存法は今まで紙で保存していたものを電子化しなければならないという法律ではありません。

データとしての保存が認められるのは、以下の3種類です。

• 電子帳簿
• スキャナ
• 電子取引データ

電子帳簿とは、会計システムなどを使って作成した帳簿のことを指しています。この場合は紙に印刷せずともデータとして保存しておくことが必要です。

紙の書類をスキャナで取り込んで電子データ化したものも紙の代わりとなります。

電子取引というのはメールなどを使用した取引のことを表していて、従来はメールに添付された書類を保存するためにわざわざ印刷する必要がありましたが、これがなくなりました。

対象書類と適用要件

電子帳簿保存法の対象となる書類は以下の通りです。

・帳簿：売掛帳、買掛帳、現金出納帳、預金出納帳、給与台帳、固定資産台帳など

・決算書類：損益計算書、貸借対照表など

・納税関連書類：税務申告書、納税証明書など

・契約書や領収書などの商取引に関する書類

電子帳簿保存法の適用要件は以下の通りです。

・電子的に作成された帳簿や書類は、原則として電子的に保存すること。

・紙の帳簿や書類を電子的に保存する場合は、スキャンなどの方法で画像化し、その画像データを保存すること。

・保存する帳簿や書類は、法令で定められた保存期間（通常7年）を守ること。

・保存する帳簿や書類は、いつでも閲覧できる状態に保つこと。

・保存する帳簿や書類の内容が改ざんされないように、適切な管理を行うこと。

注：欠損金の繰越控除を受ける場合は10年間の保存が必要とされています。

https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

 2024年1月からの主な変更点まとめ

電子帳簿保存法（電帳法）改正にともなう猶予期間が終了し、2024年1月から義務化された主要な変更点を簡単にまとめました。

電子取引データの保存義務化

電子データでやりとりを行なった取引書類（請求書、領収書、契約書など）は電子形式で保存する必要があります。

これまでプリントアウトし紙の文書として保管していたものも、電子データとして管理することが義務付けられます。

スキャナ保存制度の活用拡大

紙で受け取った帳簿や書類をスキャンして電子保存する際の要件が一部緩和されます。

これにより、紙の文書を効率的に電子化し、管理することが可能になります。

保存要件の緩和

電子データ保存における検索項目が簡略化され、「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目のみに変更されました。

それぞれ（または複数）で検索できるようにしておくことが義務付けられていますが、これにより、従来よりも少ない項目で電子データ保存に対応できるようになります。

人事労務が対応すべきこと（契約書など）

人事労務部門では、雇用契約書や給与明細、勤怠記録などの書類を電子データとして保存することが求められます。

これらの書類は、労働基準法や税法などで保存が義務付けられており、電子帳簿保存法によって電子データでの保存が認められています。

業務フローはどのように変わる？

電子帳簿保存法の導入により、企業の業務フローには以下のような変化が生じる可能性があります。

書類の作成と保存

従来の紙ベースから電子的な形式への移行により、帳簿や契約書などの書類の作成と保存がスムーズになります。

電子化により、物理的なスペースの節約や書類の検索・共有の容易化など、業務効率の向上が期待できます。

書類の取り扱い

電子化された書類は改ざん防止やデータの保護が重要となります。

適切なデータ管理システムやセキュリティ対策を導入し、書類の管理と保管のルールを整備する必要があります。

監査への対応

電子化された帳簿や書類は、税務監査などの際には電子形式で提出することが可能です。

ただし、必要な情報をいつでも閲覧可能な状態に保つ必要があります。

セキュリティ対策

個人情報を含む書類を電子的に保存する場合、情報漏洩のリスクが懸念されます。

したがって、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。

企業の規模や業種、具体的な業務内容によって異なる対応が必要な場合もあります。電子帳簿保存法の適用にあたっては、税務署や税理士などの専門家に相談することをおすすめします。

電子帳簿保存法はいつから？

最近施行されたと考える人も多いですが、実はこの電子帳簿保存法が初めて施行されたのは1988年7月です。

しかし、当初の「電子計算機」が時代とともに様変わりしているため、これまでにも2005年、2015年、2016年、2020年、2022年と改正が行われてきました。

直近で行われた2022年の電子帳簿保存法改正は従来の要件が大幅に緩和されるなど、企業のDXを進める上でも大きな動きと言われています。

電子帳簿保存法の経過措置（猶予期間）は2023年末まで

電子帳簿保存法の一部改正により、新たな要件が導入される場合は、企業はそれに対応するための時間を確保するための経過措置（猶予期間）が設けられることがあります。

今回の2022年の改正では、新たな要件の適用開始が2024年1月1日とされ、その前の2023年末までが経過措置期間となっています。

この期間中に企業は新たな要件に対応するための準備を進める必要があります。

改正にともない廃止された事項

従来電子帳簿保存法に規定されていた以下の事項が廃止されることになりました。

廃止された事項

これまではメールなどでやり取りした請求書・領収書・契約書・⾒積書は、その電子データを紙に印刷する方法でも保存が認められていましたが、今後は一定の要件を満たした形で保存することが必要となりました。

ただし、2023年12月31日までのデータに関しては、紙に印刷して保存しておくことが認められています。

通帳やネットバンキングの場合

通帳やネットバンキングの場合も、同じ原則が適用されます。つまり、通帳の情報やネットバンキングの取引履歴なども電子データとして保存することが求められます。

具体的には、通帳の情報はスキャンやデジタルカメラで画像化し、そのデータとして保存します。

また、ネットバンキングの取引履歴はPDFやCSVなどの形式でダウンロードし、それを電子的に保存します。

電子帳簿、スキャナ保存の事前承認手続きの廃止

これまで、電子帳簿を保存する場合やスキャナ保存には事前に税務署長の承認が必要でしたが、2022年1月1日以降は事前承認は不要となったため、申請などを行わずとも帳簿の電子化やその保存が可能です。

 スキャナ保存の適正事務処理要件の廃止

これまで不正防止の観点から定められていた定期的な検査などが廃止されたことで、定期検査に必要な紙ベースの原本が不要となります。

改正にともない緩和された事項

電子帳簿保存法2022年からの改正で緩和された事項は以下になります。

タイムスタンプの要件が緩和

スキャナ保存、電子取引に関して定められていたタイムスタンプの要件が緩和され、付与期間が最長約2か月と概ね7営業日以内となりました。

検索要件の緩和

スキャナ保存、電子取引に関して定められていた検索要件の記録項目については、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先に限定されました。

電子帳簿保存法とインボイス制度との違い

現在税に関する法律としては、電子帳簿保存法以外にも「インボイス制度」が話題になっています。

電子帳簿保存法とは何がどのように違うのか簡単に確認しておきましょう。

	電子帳簿保存法	インボイス制度
税金	所得税・法人税	消費税
事前申請	不要	不要
電子データの保存方法	電子データで保存	プリントアウトした紙または電子データで保存
義務	義務	任意

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この表のように、まず電子帳簿保存法とインボイス制度では対象となる税金の種類が異なります。

また、電子帳簿保存法の場合は事前に申請などが不要になりましたが、2024年1月1日以降は電子データはそのまま電子データで保存する義務が生じます。これを怠ると罰則が科されます。

一方インボイス制度の場合は、課税事業者と取引がなければ影響がないこともあり、任意で申請して適格請求事業者となる必要があります。

電子帳簿保存法に対応するメリット

現在国では企業のDXを推進するための様々な施策を行っていますが、電子帳簿保存法改正もその一環と考えられます。

2022年からの改正では、電子データのものは電子データで保存するように決まりましたが、今後すべての帳簿や書類において電子データが義務化されるのではとも言われています。

そのため、電子帳簿保存法に早い段階で対応できたかどうかが今後の成長にかかわると言ってもよいでしょう。

電子帳簿保存法に対応するメリットは主に以下となります。

業務効率があがる

まずコンピュータにある帳簿などのデータを印刷するという作業がなくなります。規模が大きい会社では印刷だけでかなりの数になってしまうため、この手間が省けるのは大きいです。

また、パソコンの中にあるデータはそのまま保存しておくことができるため、紙の書類を探しに行く必要が無く座ったまま検索できるでしょう。

立替経費の精算もスムーズに

従業員が出張や接待などで立て替えた経費を精算する際には、領収書や明細書の提出が必要です。

これらの書類をスキャンして電子データとして保存し、それを基に精算を行うことで精算業務の効率が向上します。

さらに、電子データとして保存された書類は後から簡単に検索や確認ができるため、経費の管理もスムーズに行えます。

コストが削減できる

今後は印刷用の紙やインクなどの消耗品を削減できるだけでなく保管場所のスペースが不要となります。

書類を保存するためだけに必要だったキャビネットを買う必要もありませんし、部屋を確保する必要もありません。

従来よりも狭い場所でもしくは場所にこだわらない勤務が可能となるかもしれません。

セキュリティの強化

ファイリングを行って保存している場合、どうしても管理が不十分になりがちです。

その点電子帳簿であれば、権限を与えられた人のみが閲覧・編集を行うことができます。紛失の心配もありません。

電子帳簿保存法のデメリット

メリットの多い電子帳簿保存法ですが、やはり対応するためには注意しなければならない点もあります。

ルールが煩雑

改正案によってずいぶん緩和された電子帳簿保存法ですが、それでも決められた要件に合わせて保存しなければならないことに注意が必要です。

現状ではあくまでコンピュータ上のデータとして存在する書類に関して電子データとして保存しなければならない義務だけであり、紙での保存が全く認められていないわけではないため、併用する仕組みを作らなければなりません。

請求書の発行（送付側）で気をつけておくべきこと

従来は請求書を紙の原本で郵送することが一般的でしたが、電子帳簿保存法の改正により請求書をPDF形式でメール送信することが一般的となるでしょう。

請求書をデータで送信する場合は、改ざんができないPDFなどのファイル形式を使用し、紙の使用を減らす方向に進めましょう。

また、請求書の発行においては押印から電子印鑑などへの切り替えが求められます。

一部の企業では、社印などの押印を廃止している場合もありますが、慣例により捺印が求められる場合もあります。

電子印鑑の対応など、請求書の電子化に備えて準備を進めることが重要です。

会計システムやサービスの見直しが必要

電子帳簿保存法に対応するためには、会計ソフトやサービスの見直しが必要になる場合があります。

従来の帳簿管理方法やソフトウェアが法的要件に適合しているか確認し、必要に応じてアップデートや切り替えを行う必要があります。

ただし、新しいソフトウェアの導入やシステムの変更にはコストや時間がかかることがありますので、それを考慮して計画を立てる必要があります。

電子帳簿保存法における内部統制の課題

電子的に保存された帳簿や書類は、改ざんやデータの紛失を防ぐためデータ管理のシステムやルールを整備する必要があります。

また、個人情報を含む書類を電子的に保存する場合、情報漏洩を防ぐため適切なセキュリティ対策を実施することが重要です。

これらの内部統制の確立と維持は、企業にとって新たな課題となりますので専門家の助言を受けながら、適切な対策を進めていくことが大切です。

電子帳簿保存法に関する一問一答

改正された電子帳簿保存法に関して、よくある質問をまとめてみました。

また、合わせて国税庁による資料もあります。こちらには細かく、電子帳簿や電子書類、またスキャナ保存できるものや、電子取引に関する保存方法などが詳細に記載されています。

ぜひ一度目を通してみて下さい。

電子帳簿保存法一問一答（Q&A）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～｜国税庁

電子帳簿保存法一問一答（Q&A）～令和３年12月31日までの保存等に関するもの～｜国税庁

電子取引データの保存方法や保存期間について教えてください

電子取引データは、電子帳簿保存法に基づき電子的に保存することが求められます。

具体的には、取引データを電子ファイルとして保管し、データの改ざんを防ぐための適切な管理を行う必要があります。

また、一般的に保存期間は7年間とされています。

クレジットカードの利用明細の場合は？

クレジットカードの利用明細も、電子帳簿保存法の対象となります。

多くのクレジットカード会社では、オンライン上で利用明細を確認しPDFなどの形式でダウンロードすることができます。

これらのデータをダウンロードして電子的に保存することで、法的な要件を満たすことができます。

 レシートや紙の領収書はどのように処理するのが適切？

レシートや紙の領収書は、スキャンやデジタルカメラを使用して画像化し、その画像データを電子的に保存することが一般的です。

紙の書類は劣化や紛失のリスクがあるため、デジタル化により保存の信頼性と永続性を確保することが重要です。これにより、物理的な保存スペースを必要とせず、また、データの検索や共有が容易になります。

紙保存との併用はやめた方がいい？

電子帳簿保存法の目的は、企業の業務効率を向上させることにあります。

紙の帳簿や書類を電子化することで、物理的なスペースを必要とせず、データの検索や共有も容易になります。

そのため、できるだけ電子保存に移行し、紙保存を最小限にすることが推奨されています。

交通系ICカードの場合はどうなる？

交通系ICカードの利用明細も、電子帳簿保存法の対象となります。

オンラインで利用明細を確認できる場合は、そのデータをダウンロードして電子的に保存します。

ただし、利用履歴が一定期間で削除される場合もあるため、注意が必要です。

もしオンライン明細が確認できない場合は、レシートを保管し、スキャンやデジタルカメラで画像化して電子的に保存することができます。

社内文書はどこまで対応すべき？

税務に関連する社内文書、例えば給与明細や契約書などは、電子帳簿保存法の対象となります。

これらの文書は電子データとして保存する必要があります。

ただし、全ての社内文書が電子帳簿保存法の対象となるわけではありません。

電子帳簿保存法・対応システムを選ぶならキャムマックス

このように電子帳簿保存法に対応することで得られるメリットは多いものの、やはり実際の業務だけでも時間が足りない中で対応していくのは難しいというのが現状ではないでしょうか。

業務システムを利用するとこれらの時間を多少なりとも短縮することが可能ですし、今後の経営にも役立つことは間違いありません。

キャムマックスは電子帳簿保存法に対応したERP（基幹業務システム）です。

販売管理、在庫管理だけでなく会計システムも含まれているほか、現在使用しているシステムと連携させて活用することも可能です。

電子帳簿保存法への対応にお困りの中小企業様におかれましては、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。