理論在庫とは？実在庫との差異をなくす方法を詳しく解説！

理論在庫とは

帳簿やデータ上での在庫数を理論在庫と呼び、在庫管理や物流の現場で使用されます。

在庫は実際に数えた数と帳簿に記入した数で差が出てしまうことがあり、「理論上はそうなるはずの在庫」という意味で「理論」がついています。

理論在庫の計算方法

通常理論在庫の計算式は以下となります。

理論在庫＝前期末の在庫量＋供給量－使用量

したがって、本来なら理論在庫はプラスの値になるはずですが、マイナスになることもあります。理論在庫がマイナスになる場合は、期末在庫の帳簿や伝票の記入ミスが原因となることが多いです。

実在庫とは

実在庫とは、倉庫などで実際に現物を数えた在庫数を表します。

棚卸し作業を行い、倉庫に残っている在庫数を把握することでデータ上の理論在庫と差異を確認する必要があります。

理論在庫と実在庫の差異（棚卸差異）が与える影響

理論在庫と実在庫が常に一致することが望ましいですが、様々な要因で差異が生じることがあります。

人為的ミス

理論在庫と実在庫の差異が生じる原因として最も多いのが人為的ミスです。

人為的ミスが生まれる場面として以下のようなものがあります。

• 入荷時にすでに数が間違っている
• 受け入れ時のカウントミス
• 受け入れ時の伝票記入やデータ入力ミス
• 置き間違い
• 出荷時のカウントミス
• 出荷時の伝票記入やデータ入力ミス
• 返品のカウントミスや記入漏れ
• 棚卸時のカウントミス
• 棚卸時の伝票記入やデータ入力ミス

このように、在庫管理の現場では人為的ミスが発生する場面が多いです。

紛失や盗難

理論在庫と実在庫の差異が生まれる理由として意外と多いものが紛失や盗難です。厳重な倉庫で管理しているので安心という場合も、従業員が持ち出したまま戻していないというケースもあります。

タイムラグ

在庫管理の現場はデータを入力する事務所などと離れた場所であることが多く、在庫は入荷されているがデータの入力が行われていないということもあります。

この空白の時間は理論在庫数がカウントされていないため、ずれが生じてしまいます。

朝数えて翌日まで入力されないというケースがあると、場合によっては締め日の数が合わなくなる可能性もあります。

理論在庫と実在庫の差異が与える影響

理論在庫と実在庫の差異が生まれる理由はわかったとしても、どの程度なら許容範囲なのか、また許容範囲を超えるとどうなるのか考えてみましょう。

理論在庫と実在庫の際の許容範囲は棚卸差異率から求めます。

棚卸差異率＝1-実在庫数÷理論在庫数×100（％）

こちらの計算式にあてはめた時、棚卸差異率がおおむね5％以下なら許容範囲としている企業が多いです。

もちろん差異が全く無い方が良いですが、人が目で数えて手で入力している以上はミスをゼロにすることはほぼ不可能と言えます。

しかし、この棚卸差異率が許容範囲を超えてくると営業利益にも大きな影響を及ぼすようになります。

過剰在庫の場合は理論在庫より多いため商品が余ってしまいます。売れ残りとして利益にはつながらないどころか管理保管費用も必要となります。

逆にマイナスになる場合、お客様が注文してくれたのに在庫不足で販売できないという機会損失が発生します。

営業利益アップのためにも理論在庫と実在庫の差異を減らすことは急務となるでしょう。

理論在庫と実在庫の差異をなくす方法

理論在庫と実在庫の差異をゼロにすることはかなり難しいですが、少なくする方法はあります。これらの解決策を見ていきましょう。

バーコードリーダーなどを導入する

人が手作業で在庫を数えて数値を入力することは、数が多ければ多いほど時間がかかりその上ミスが増えてしまいます。

これを解決する手段として有効なのがバーコードリーダーやタグシステムです。

入出荷の際に商品情報を読み取ると自動でデータが送られる仕組みがあれば、従来のアナログ管理と比較してミスが激減します。

バーコードリーダーの場合

バーコードリーダーは、商品や部品に付けられたバーコードをスキャンして、正確な在庫数を読み取ります。

たとえば、入荷作業では商品のバーコードをスキャンしてデータを自動的に入力し、在庫数をリアルタイムで更新します。

この方法により、ヒューマンエラーや手作業によるエラーを最小限に抑え、正確な在庫情報を維持することができます。

RFIDタグの場合

商品や部品に電子タグやRFIDタグを付けることで、在庫の追跡と管理を容易にします。

タグは個々のアイテムに一意な識別子を割り当て、その識別子を読み取ることで在庫数の管理や位置の追跡を行います。

たとえば、商品の棚にはRFIDリーダーを設置し棚に置かれた商品のタグを読み取ることで、在庫の可視性を高め、実在庫と理論在庫の差異を最小限に抑えることができます。

バーコードリーダーやタグシステムを在庫管理システムと組み合わせることで、リアルタイムなデータ更新が可能となります。

商品のスキャンやタグの読み取りによって在庫の変動が自動的にシステムに反映され、在庫数や位置情報が即座に更新されます。

これにより、在庫管理の正確性が向上し、理論在庫と実在庫の整合性を確保することができます。

バーコードリーダーやタグシステムを在庫管理システムと組み合わせることで、リアルタイムなデータ更新が可能となります。

商品のスキャンやタグの読み取りによって在庫の変動が自動的にシステムに反映され、在庫数や位置情報が即座に更新されます。

これにより、在庫管理の正確性が向上し、理論在庫と実在庫の整合性を確保することができます。

在庫管理のルールを作成して徹底する

差異が生じる原因のところでもお伝えしたように、最も多いのはヒューマンエラーです。

ヒューマンエラーの内容としては数え間違いや入力ミスが占める割合も多いですが、数え方や入力方法などのルールがあいまいな場合に起こりやすいです。

数える方法や順番をしっかりマニュアル化し、徹底させることである程度のミスは減らすことができるでしょう。

データ入力の正確性と一貫性の確保

在庫管理では、データ入力の正確性を保つことが重要です。

たとえば、商品や部品の受け入れ時には、バーコードリーダーなどを使用して正確なデータをシステムに反映させます。

また、データ入力時にはスキャン結果を確認するなど、ダブルチェックの手順を設けて誤ったデータ入力を防ぐことが有効です。

棚卸の実施

在庫管理では、定期的な棚卸を行い実在庫と理論在庫が一致しているかを確認し正確性を保ちます。

また、在庫の状態や品質に関するチェックも行い、欠損品や期限切れ商品を除外するなどの対策を講じるようにします。

在庫管理のルールを策定し、それを徹底することでヒューマンエラーのリスクを最小限に抑え、在庫管理の正確性と効率性を向上させることができます。

外部パートナーとの連携

事業規模が大きくなってきた場合には、自社だけでは在庫管理を行うことが難しくなってきます。

委託倉庫を利用し、WMSやERPシステムを連携して業務の効率化をはかるのも一つの方法です。

このような在庫管理対策をすることで、理論在庫と実在庫の差異を最小限に抑えることができます。

WMSの導入とデータ共有

WMS（倉庫管理システム）の導入により、倉庫内の在庫管理を効率化することができます。

WMSは実際の在庫情報や受発注データ、出荷指示などを一元管理し外部パートナーとのデータ共有を円滑に行うことができます。

これにより、在庫情報をリアルタイムで共有することができ、棚卸差異を最小限に抑え在庫管理の正確性を向上させることができます。

在庫の可視性と追跡性の向上により、実在庫と理論在庫の整合性を確保するだけでなく品質管理やリコール対応などの重要な要素も効果的に管理することができます。

在庫管理システムを導入する

手作業やエクセルなどで在庫管理を行っている場合、理論在庫と実在庫の差異がどんどん大きくなって困るという話もよく耳にします。

在庫管理システムならヒューマンエラーを減らせるだけでなく、リアルタイムでのカウントが行われるためタイムロスも発生しません。

リアルタイムで在庫情報を見える化する

倉庫内の在庫情報をリアルタイムで見える化するために、在庫管理システムを導入することができます。

システム上で商品の在庫数や場所、状態などを追跡し常に最新の在庫情報を把握することが可能です。

商品が入荷される際にはバーコードリーダーやタグシステムを使ってデータを入力し、在庫数を自動的に更新します。

業務の自動化と効率化を進める

商品の受け入れや出荷、在庫数の調整などの作業がシステム上で自動化されることで、手作業にかかる時間やヒューマンエラーが減少します。

また、バーコードリーダーやタグシステムを活用することで商品の識別とデータ入力が容易になります。

また、システム上のログや監査機能により不正な在庫の取り扱いや操作を追跡できます。

これによって、不正な在庫の発生や流出を防止し、理論在庫と実在庫の一致を保つことができます。

会計システムとの連携

在庫管理システムがすでに導入されているという場合でも、会計システムとの連携が行われていないケースは多いです。

この場合、在庫数の管理は可能ですが、在庫の金額を見える化することに時間がかかります。

そこで会計システムと連携することで、最新の金額を把握することで問題を先延ばしにせず対応することができるでしょう。

在庫評価方法の統一

在庫評価方法の統一は、会計システムとの連携において重要です。

在庫の評価方法には、先入先出（FIFO）や移動平均法、総平均法などがあります。

実在庫と理論在庫の差異を最小限に抑え、在庫管理システムのデータを会計システムに自動的に反映させることで、在庫の金額を明確に把握できるようにします。

正確な売上原価の計算

在庫管理と会計システムの連携により、売上原価の正確な計算が可能となります。

売上原価は、販売した商品の仕入価格や直接費用を考慮して計算されます。

在庫管理システムと会計システムの連携により、正確な仕入価格や直接費用が反映され、売上原価の計算が自動化されます。

これにより、販売した商品の正確な原価を把握し、利益計算や財務分析において正確な情報を提供することができます。

在庫管理と予算管理の統合

会計システムとの連携により、在庫管理と予算管理を統合することが可能です。

予算管理では、予算の立案や執行の過程で在庫管理の要素を考慮する必要があります。

在庫管理システムと会計システムのデータを連携させることで、在庫の購買計画や予算配分に関する情報を得ることができます。

これにより、予算管理と在庫管理を調和させ、理論在庫と実在庫の差異を予算上で管理することができます。

会計システムとの連携により、正確な財務情報と在庫評価を実現します。

これにより、ビジネスの意思決定や財務報告の信頼性が向上し組織全体の効率性と透明性が高められます。

キャムマックスで出来ること

キャムマックスは在庫管理をはじめとする販売管理や購買管理など、業務をひとまとめに行うクラウドシステムです。

キャムマックスの在庫管理には、在庫照会、在庫移動、在庫調整、セット商品、入出荷、棚卸、外部WMS連携など様々な機能が含まれています。

理論在庫データをリアルタイムで取得し、実在庫との差異を最小限に抑えることができます。

また、キャムマックスは財務会計機能も備えているほか、外部の会計システムとの連携も可能で、在庫の金額を可視化することも可能です。

理論在庫と実在庫の差異にお困りの企業様におかれましては、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。