見積管理システムとは？導入メリットや価格などの選ぶポイントをご紹介

見積管理システムとは何か？

見積管理をする見積管理システムは、見積書作成にかかわる業務の流れを良くし、時間を節約して効率をアップするツールです。

まずは見積管理システムがどのようなものなのかを見ていきましょう。

見積管理システムの定義と概要

見積管理システムとは、製品やサービスの見積りに関する情報を管理するためのシステムです。

見積りは、顧客に対して提供する製品やサービスの費用を明確に示し、提供内容や価格についての合意を形成する重要なツールです。

見積管理システムは、見積書の作成、顧客情報の管理、レポート作成等の機能を備え、製品やサービスの販売プロセスを円滑に進めるために活用されています。

 見積管理システムの歴史と発展

見積管理システムの歴史は古く、手作業による見積書の作成やエクセルによる見積管理が主流でした。

しかし、近年ではデジタル化が進み、クラウド型の見積管理システムが登場しています。

これらのシステムは、自動見積り機能や顧客情報管理機能、レポート作成機能等の高度な機能を持ち、見積り業務を効率化し、時間の短縮や精度向上につながっています。

また、AI技術を活用した見積り自動化の取り組みも進んでおり、今後ますます見積管理システムの進化が期待されています。

見積管理システムを導入するメリットとは？

それでは見積管理システムを導入するとどのようなメリットが生まれるのかをご紹介していきます。

見積管理システム導入の必要性とメリット

見積管理システムを導入することにより、製品やサービスの見積りに関する情報を統合的に管理することができます。

これにより、業務プロセスの効率化や見積り作業の精度向上等、多くのメリットを得ることができます。

たとえば、従来の手作業による見積り作業は、時間と手間がかかり、人為的なミスも発生しやすいため、正確性に欠けることがあります。

しかし、見積管理システムを導入することにより、自動見積り機能による高精度な見積りや、顧客情報を一元管理できることによる業務プロセスの効率化等、様々なメリットを得ることができます。

見積管理システム導入による業務効率化とコスト削減

見積管理システムを導入することにより、見積書の作成や顧客情報管理、レポート作成等、見積りに関する業務プロセスを効率化することができます。

また、見積管理システムには自動見積り機能が備わっているため、正確で迅速な見積りが可能となり、作業時間の大幅な短縮や人的ミスの低減につながり、コスト削減が期待できます。

さらに、見積管理システムを導入することにより業務プロセスの透明性が高まり、情報共有がスムーズに行えるようになります。

これにより、コミュニケーションコストの削減や意思決定のスピードアップ等、様々な効果が期待できます。

見積管理システムの種類と選び方

見積管理システムは国内だけでも多くの製品が登場しております。そこでシステム選びを失敗しないためのポイントをお伝えします。

見積管理システムの種類と特徴

見積管理システムには、主にクラウド型、オンプレミス型、ハイブリッド型の3つの種類があります。

クラウド型見積管理システム

クラウド型見積管理システムは、クラウド上で提供される見積管理システムで、導入コストが低く柔軟性が高いことが特徴です。

また、常に最新版のソフトウェアを使用できるため、安全性やセキュリティにも配慮されています。

オンプレミス型見積管理システム

オンプレミス型見積管理システムは、自社サーバに専用のソフトウェアをインストールし管理するシステムです。

セキュリティの面でクラウド型よりも優れているというメリットがありますが、導入コストが高くメンテナンスにも時間やコストがかかります。

ハイブリッド型見積管理システム

ハイブリッド型見積管理システムは、クラウド型とオンプレミス型の長所を組み合わせたシステムです。

一部をクラウド型で、一部をオンプレミス型で導入することで、セキュリティとコストのバランスをとることができます。

見積管理システム選び方のポイントと注意点

適切な見積管理システムを導入することで、業務プロセスの効率化やコスト削減、正確な見積りの提供等、多くのメリットを得ることができます。

ただし、これらのメリットを得るためには最適な見積管理システムを選ぶことが大切です。選定の際には、以下のポイントに注目しましょう。

機能性

自社の業務に合った機能が充実しているかどうか、自動見積り機能の有無、顧客情報の管理方法、レポート作成機能等、自社の業務に必要な機能が備わっているかどうかを確認しましょう。

導入コスト

クラウド型とオンプレミス型で導入コストに大きな差があるため、自社の予算に合わせて選択する必要があります。

セキュリティ

顧客情報や企業の重要情報を扱うため、セキュリティが十分に確保されているかどうかを確認することが重要です。

サポート体制

導入後のトラブルや問題が発生した場合、迅速かつ適切なサポート体制が整っているかどうかも重要なポイントです。

導入前にサポート体制やアフターサポートの内容を確認し、信頼できるパートナーやサポート業者を選ぶことが大切です。

その他には、導入前にはユーザインターフェースや使い勝手等、実際のシステムを使用してみることで、自社の業務に合った見積管理システムを選ぶことが重要です。

さらに、システムの導入にあたっては、社内の関係者全員がシステムの使い方や操作方法を十分に理解し、適切に利用できるように教育やトレーニングを行うことも大切です。

見積管理システムの主な機能

見積管理システムには、見積作成から管理まで様々な機能が備わっております。主な機能をご紹介します。

見積作成機能

見積管理システムの最も基本的な機能であり、見積書を作成する機能です。

製品やサービスの種類や数量、価格、消費税等の情報を入力し、簡単に見積書を作成することができます。

また、見積書を自動生成する機能がある場合もあり、手間を省くことができます。

受注管理機能

受注管理機能は、見積書が受注につながった際に、受注処理や受注情報の管理を行う機能です。

受注情報を一元的に管理することで、見積から受注までのプロセスをスムーズにすることができます。

帳票出力機能

帳票出力機能は、受注や見積書の情報を報告書や請求書等の帳票に出力する機能です。

複数の情報を一括して出力することができるため、業務の効率化につながります。

ステータス管理機能

ステータス管理機能は、見積書や受注情報等のステータスを管理する機能です。

ステータスは、見積書の作成中、受注処理中、受注完了、発送完了等、業務の進捗状況を表します。

ステータス管理機能を活用することで、業務プロセスの進捗状況をリアルタイムで把握し、スムーズな業務運営を実現することができます。

売上管理機能

f機能は、受注情報から得られた売上情報を管理する機能です。売上情報を集計し、グラフや表等で可視化することで、売上の傾向や商品の需要等を分析することができます。

分析結果をもとに、製品やサービスの改善点や営業戦略の改善点を見つけ出し、業務の改善につなげることができます。

見積管理システム導入時の注意点と課題

見積管理システムは便利なツールではありますが、導入するにあたり注意点がありますのでご紹介します。

見積管理システム導入時の課題

見積管理システムを導入する際には、様々な課題が発生する可能性があります。

たとえば、システムの導入コストや導入期間が予想以上にかかる場合があります。

また、社員のシステム利用意欲が低く、教育やトレーニングの充実が必要な場合もあります。

そのため、導入前に課題を把握し、適切な対策を検討することが大切です。

見積管理システム導入時の注意点

見積管理システムを導入する際には、注意すべき点があります。

例えば、システムの導入目的や業務プロセスとの整合性を考慮し、適切なシステムを選ぶ必要があります。

また、システム導入前には社員の意見やニーズを十分に把握し、教育やトレーニングの計画を立てることも重要です。

見積管理システムの活用事例

以下に、見積管理システムの活用事例をいくつか紹介します。

• 見積書の自動作成が可能になったことで、顧客情報や商品情報等を入力するだけで自動的に見積書が作成されるため、作業時間が従来の半分になった。

• システム上で見積書を作成するため、人為的ミスのリスクが低くなり見積書の精度が向上した。

• 見積書の履歴を管理することができるため、以前の見積書を簡単に参照することができ、顧客とのやり取りがスムーズになった。

• 顧客情報を一元管理することができるため、見積書の作成だけでなく、営業活動全般の効率化を図ることができた。

見積管理システムの失敗事例

一方で、見積管理システムの失敗事例もいくつか紹介します。

• システムの導入前に目的や課題が明確になっていなかったため、システムの導入が本来の目的と異なっていた。

• ユーザが使い方を誤りシステムの効果が発揮できなかった。

• システムが複雑すぎて使いこなせなかった。

• システムの運用や管理が疎かになり、システムが使えなくなった。

見積管理システムの導入に限ったことではありませんが、導入前に目的や課題を明確にしてシステムの運用や管理にも十分な注意を払うことが必要です。

また、システムの使い方や使い勝手についても、ユーザの意見を取り入れながら改善することが大切です。

見積管理システムの価格帯と選定方法

見積管理システムの価格もお手軽に使える安いものからハイスペックな製品まで幅広くあります。

見積管理システム価格帯の種類と特徴

見積管理システムの価格帯は、導入するシステムの機能や規模によって異なります。

一般的には、クラウド型のシステムが月額数千円から、オンプレミス型のシステムが数十万円から数百万円程度の価格帯で提供されています。

価格によって提供される機能やサポート体制が異なるため、企業が導入するシステムに合わせて、適切な価格帯のシステムを選ぶことが重要です。

見積管理システムの比較と選定方法

見積管理システムを選定する際には、以下の点に注意して比較することが重要です。

• 機能面：必要な機能がすべて揃っているか、業務プロセスに適合するかどうかを確認する。

• 価格面：予算に合わせて、最もコストパフォーマンスが高いシステムを選ぶ。

• 導入面：システムの導入費用や期間、社員の教育やトレーニング等、導入時の課題や注意点を確認する。

• サポート面：システム提供元のサポート体制や保守体制が適切かどうかを確認する。

• 口コミや評価：比較サイト等から実際の利用者の口コミや評価を集めて比較する。

また、システムの導入前には、複数のシステムを実際に試用することで、自社に最適なシステムを選定することが重要です。

見積管理システムの導入前に押さえるべきポイント

見積管理システムを導入する前には、以下の点を押さえておくことが重要です。

• 導入目的とビジネス上の必要性を明確にする。

• 社員の意見やニーズを把握し、教育やトレーニングの計画を立てる。

• 複数のシステムを比較し、適切なシステムを選定する。

• システム導入費用や導入期間、トレーニングや教育、サポート体制を確認する。

• システム導入後の効果測定や改善方法を検討し、定期的な見直しを行う。

• セキュリティ面：導入するシステムのセキュリティについても確認する。重要なデータを扱うため、セキュリティ対策が不十分なシステムでは情報漏洩のリスクが高くなる。

• システムの拡張性：将来的な業務の拡大や変化に対応できるシステムであるかどうかを確認する。長期的な視点での導入を考える必要がある。

• ユーザビリティ：社員がシステムを利用する上での使い勝手や親和性も重要なポイントである。社員が使いやすいシステムであることが、導入後の生産性向上にもつながる。

これらのポイントを押さえることで、導入前に必要な準備を行うことができ、スムーズなシステム導入に繋がります。

見積管理システム導入後の効果測定と改善方法

見積管理システムを導入したから一安心、ということではいけません。

導入してどのような効果があったのかを社内で共有し、さらなる業務効率化を目指していきましょう。

見積管理システム導入後の効果測定方法

見積管理システムを導入した後には、以下の点を定期的に測定し、効果を確認することが重要です。

• 業務効率：システム導入前と比較し、業務の効率化が図れたかどうかを確認する。作業時間の短縮やエラー削減等の指標を用いて、効果を測定する。

• 受注数：システム導入後の受注数の増加を測定することで、システム導入がビジネスに与える効果を確認する。

• コスト削減：システム導入によるコスト削減の実績を明確にすることで、システム導入の費用対効果を測定する。

• 顧客満足度：システム導入により、顧客対応が改善され、顧客満足度が向上したかどうかを測定する。

見積管理システム導入後の改善方法とポイント

見積管理システムを導入した後には、以下のポイントを押さえて改善を図ることが重要です。

• フィードバックの収集：社員や顧客からのフィードバックを定期的に収集し、改善点を把握することが重要です。社員や顧客からの意見を反映し、システムの改善を図ることで、より効果的な利用が可能となります。

• 教育やトレーニング：社員教育やトレーニングを継続的に行うことで、システムの使いこなしを促進し、業務効率化を図ります。

• カスタマイズの検討：システムに不足している機能や要望に応じて、カスタマイズの検討を行うことが効果的です。ただし、本来的には標準機能に業務を合わせて業務効率化や生産性向上を図ることが目的ですので、過度なカスタマイズは避けるべきです。

• 定期的な見直し：システム導入後は、定期的な見直しを行うことが重要です。業務の変化や拡大に対応するためにも、システムの機能や設定の見直しを定期的に行い、改善点を把握することが必要です。

また、システム導入後には、問題点や改善点を把握するためのルーチンを設けることも重要です。

社員からの報告や定期的なミーティング等を行い、課題を共有することで、より効果的な改善策を打ち出すことができます。

さらに、システム導入後は、適切なサポート体制を確保することも重要です。

システムのトラブルや不具合が発生した際には、迅速かつ適切な対応を行い、社員のストレスを軽減することが大切です。

以上のように、システム導入後は、定期的な改善や見直しを行い、効果的な活用を促進することが重要です。

クラウドERPシステム「キャムマックス」は見積管理以外にも販売管理機能が充実

キャムマックスは、見積管理はもちろんのこと、受発注管理・売上管理・請求管理から倉庫・在庫管理までが一元管理できるシステムです。

ECサイトや実店舗など複数店舗を運営していても、一括して管理することができます。

また、クラウドサービスですので、いつでもどこでもインターネット環境があればシステムを利用することができます。

クラウドだとセキュリティが心配というお声にもしっかり対応した強固なセキュリティが特徴です。

キャムマックスの見積管理機能

見積情報を共有し、業務の効率化を図るとともに、お客様の満足度もアップ！一度作成した見積書のコピーや編集は自由自在です。

複数のパターンを比較検討し、受注データも自動で作成できます。

見積管理機能：見積登録、見積一覧、見積書印刷、見積明細表、CSV取込

さらに、キャムマックスは見積管理だけではなく、販売管理をまとめて行うことができるのが特徴です。販売管理機能については以下をご覧ください。

キャムマックスの販売管理機能

BtoB、ECサイト、実店舗などの形態にかかわらず、販売を受注から入金まで一括管理が可能です。

販売管理機能の一例：見積書発行→受注→出荷→売上管理→請求書発行→入金→売掛金

EC連携：データ取込（CSV、/MakeShop、カラーミー、ショップサーブ、楽天ペイ、Amazon、Yahoo!、Bカート）連携（Shopify受注、FutureShop）

店舗管理：スマレジ連携

他にもあるおすすめの見積管理システム

キャムマックス以外におすすめの見積管理システムはこちらです。

見積RICH

クラウド型の見積管理システム。ユーザーが一人なら無料で使用できるのが魅力です。

有料プランであっても、機能はあくまで見積管理に限られています。

ツカエル見積・請求書オンライン

一人なら月額550円から、様々な見積書や請求書のテンプレートを使用できるクラウドシステムです。

Misoca

見積書、納品書、請求書をまとめて管理できるクラウド型システム。

一人なら、無料で見積書の作成が無制限に可能（ただし、請求書は月に5通まで）です。

見積管理システムを導入してビジネスを加速！

ビジネスにおいてスピーディーな対応が必須になりつつある昨今では、他社よりも先に精度の高い見積書を作成できるかどうかが、企業の成長のカギと言ってよいでしょう。

いつでもどこでも見積書を作成でき、受注につなげるためにも、見積管理システムを導入して、効率化を図っていきましょう。

見積管理に関するお悩みがあれば、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。プロのスタッフが一緒に解決にあたります。