［ウェビナー開催記念］EDIマッピングの利便性と課題について

11月9日（火）16時より当社単独のウェビナーを開催します。 このウェビナーでは当社のクラウドERP「キャムマックス」のソリューションの中で、「EDIマッピング」「クラウド帳票」「スマホスキャン」をピックアップし、実際に開発に携わっているエンジニアがトーク形式でどんなソリューションなのか？何がどう便利なのか？といったことをご紹介する予定です。 かなりニッチというかピンポイントな内容ではありますが、EDI取引、帳票作成・印刷、入出荷検品といった業務を担当されている方、卸売・小売業等でERPを選定する担当者様が聞けば「こういうERPを求めていた！」と唸る内容だと自負しておりますので、是非お申込み下さい！ さて、本コラムではウェビナー開催に先立ち、「EDIマッピング」について簡単に説明していきたいと思います。ウェビナーでしか聞けない話も出てきますので、もっと知りたいという方は本コラムの末尾をご確認いただき、お申込みをお願いします！

そもそもERPとは？

ERPとは、EnterpriseResourcesPlanningの略で、直訳すると「企業資源計画」となります。企業資源、つまりヒト・モノ・カネ・情報を上手に分配・配置して有効活用しようという考え方です。もともとは「企業資源計画」の通り、あくまで考え方や計画を指していましたが、最近ではこうした考え方や計画を実現するためのシステムを指す場合が多いです。本記事でもERP＝ERPを実現・達成させるためのシステムと定義することにします。さて、ERPが企業にとって非常に重要なことは何となく分かりましたが、それではERPにはどんな機能・種類があってどう役に立つのでしょうか？

EDIとは？

EDIとは、Electronic Data Interchangeの略で、「電子データ交換」を意味します。BtoB（企業間）取引において、標準化された規約（プロトコル）に基づき、電子化された注文書や請求書等のビジネス文書を、専用回線やインターネット等を通してやり取りすることを指します。

…と説明しても、これだけではイメージが湧かないですよね。例えばEDIを導入していない場合、受発注業務で発注者と受注者の間ではどのような形式のやり取りが考えられるでしょうか。先ず、発注者が発注書を作成してそれをFAXか郵送で受注者に送付し、受注者は受領した内容を社内のシステムに入力し、その後請求書を作成しこれまたFAXか郵送で発注者に送付し、発注者は受領した請求書の内容を社内のシステムに入力する…といった流れになるかと思います。もう字面から面倒くささが伝わりますね…（汗）面倒なだけでなく、誤入力・誤送信等のミスも発生しそうで、決して好ましいとはいえない状態であることは想像に難くありません。

一方でEDIを導入している場合、取引の流れ、データや通信の形式・内容を受発注者間で予め取り決め、あとは取り決めに沿って電子データでやり取りするため、ミスが減りムダな業務がなくなりますので、業務の効率化に大きく寄与します。

EDIの種類

EDIは「個別EDI」「標準EDI」「Web-EDI」といったルールや通信の内容によっていくつかの種類に分けられます。個別EDI・標準EDIとWeb-EDIとでは分け方の毛色が異なるのですが、個別EDIは取引先ごとに異なるルールや通信の方法を決め、標準EDIは地域や業種等何らかのグループで標準化されたEDIを指します。一方で、Web-EDIとはインターネット回線を使ったブラウザベースの比較的新しいEDIを指します。従来のEDIと比較して専用回線等EDI環境の準備が不要で、インターネットとパソコンさえあれば手軽に始められるのが特徴です。

ちなみにEDI自体は1970年代から存在しており、その歴史から多くのEDIでは固定電話回線が利用されています。しかし、NTTが固定電話回線の廃止を決定し、2024年から2025年にかけて段階的にIP網に移行することになりましたので、今後はWeb-EDIを導入する企業が増えていくと予想されています。

EDI（データ）マッピングとは？

取引先から受信したEDIデータをERPや他のシステムへ取り込む際には、データを変換する処理が必要となります。このデータ変換処理のルールを作成するのがEDIマッピングあるいはデータマッピングと呼ばれるものです。EDIデータには、「固定長」「CSV」等のいくつかの形式がありますが、それをそのままERPや他のシステムに取り込むことはできません。取り込む場合には、取引先が指定した形式でアウトプットすることを見越し、取り決めたルールや仕様に従う必要があるのですが、データマッピングの専用ツールを使えば、スムーズにデータ変換・取り込みが可能となります。

一方で、そうした専用ツールを利用しない場合、取り決めたルールや仕様に従ってExcel等に加工してから取り込むことになります。取引先ごとにこうした作業が必要になるため、取引先が少ない内は多少の手間で済みますが、取引先が多岐にわたる場合には面倒極まりなく、しかも入力や変換ミスが発生することで手戻りになることも考えられます。従って、データマッピングの専用ツールを導入することが望ましいのですが、導入で数十万円、運用で数万円するものが多く、データマッピングをするだけでもそれなりのコストが発生します。いくらEDIやデータマッピングが業務効率化に寄与すると言っても、これだけにそれなりのコストを投じていては、経営資源に限りのある中小企業にとっては大きな負担となります。

では、コスト負担が軽く且つ利便性の高いEDI（データ）マッピングはないのか…？つづきはウェビナーでお話しますので気になる方は是非お申し付け下さい！

まとめ

今回はウェビナーの予習回ということで、EDI（データ）マッピングとは何か？どういう利便性や課題があるのか？について説明しました。業務効率化の観点からFAXや郵送ではなくEDIを利用するに越したことはないこと、またEDIデータをERP等のシステムに取り込むには専用ツールの活用が有効な一方でコスト面に課題があるということがお分かりいただけたかと思います。こうした事情を鑑み、今回のウェビナーでは当社独自のソリューションとしての「EDIマッピング」を紹介したいと考えております。くどいようですが、無料で視聴できますので是非ともお申込み下さい。